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澳門特別行政區法例 |
一、地圖繪製暨地籍司之文件不論有否存檔，其最短保存期限均按本訓令附件之規定為之，該附件為本法規之組成部份。
二、在特別法內規定之文件保存，應受有關法律規定羈束。
地圖繪製暨地籍司獲准對應存檔之文件集進行微型膠片錄像，隨後將有關正本作廢，但因有歷史價值而應存檔或轉交澳門歷史檔案館之文件除外。
一、文件之微型膠片錄像成為一項有規律之活動，並得擴展至地圖繪製暨地籍司所有附屬單位。
二、甄選作微型膠片錄像之文件及有關之準備工作，由檔案部門之人員進行，並負責膠片及文件之安全，以防止被不適當查閱或被濫用。
三、不同類別之文件集最少應以兩個膠卷攝錄，其中一個必須存放在檔案室內之安全地方，不得使用。
四、所有膠卷不得刪剪或訂正，影像應顯示出連續不斷及有條不紊，並複製啟用書及終結書。
五、啟用書應列明微型膠片攝製之類別，而終結書則載有操作微型膠片錄像之參與人之簽名及指導該工作之負責人之簽名，並在其內聲明影像完全攝錄自有關正本。
六、所攝製之膠片應與啟用書及終結書一起在專有簿冊內登錄。
得將上條所述膠卷局部或全部複製，作為日常查閱所需之微型文像底版。
一、取自微型膠片之影印件或放大件，僅需地圖繪製暨地籍司司長或其代任人簽署認證及蓋上鋼印後，與正本具有同等證明效力。
二、上款所述權限得授予他人。
一、文件在本訓令所規定之保存期期滿後，或經微型膠片錄像後，正本作廢，但不影響第二條所規定之例外情況。
二、作廢之文件需毀滅時，應繕立兩份有關筆錄，並存放不同之地點。
操作微型膠片錄像及確保文件作廢之責任，由司長以批示任命一或多名公務員承擔。
對在本法規內未規定之微型膠片錄像及毀滅文件正本之所有事項，應遵守十月三十一日第73/89/M號法令之規定。
澳門政府於一九九一年七月五日
命令公佈
| 文件性質 | 保存期（以年計） | ||||||
| DI | 2 | 5 | 10 | 20 | 30 | CP | |
| 不編入檔案之通告、批示及通知 | X | ||||||
| 車輛記錄表 | X | ||||||
| “自由通行”證及已作廢之衛生護理證 | X | ||||||
| 取得耐用資產之合同及有關文件集 | X | ||||||
| 不動產或動產之租賃合同及有關文件 | X | ||||||
| 發出函件之副本集 | X | ||||||
| 憑單副本及結算單之副本 | X | ||||||
| 收到而不編入檔案之函件及文件集 | X | ||||||
| 貸款及追加預算 | X | ||||||
| 有關職責、結構及內部組織之文件 | X | ||||||
| 一九五六年五月五日第40592號命令規定之郵寄憑單 | X | ||||||
| 政府專有收入憑單 | X | ||||||
| 內部簡報 | X | ||||||
| 動產和用具清冊 | X | ||||||
| 議事簿冊、就職狀及工作命令 | X | ||||||
| 函件收發登記簿冊 | X | ||||||
| 會計文件簿冊 | X | ||||||
| 收發而不編入檔案之電傳及圖文傳真信息 | X | ||||||
| 申領單 | X | ||||||
| 收到而不編入檔案之公函、便函、傳閱文件及其他文件 | X | ||||||
| 通過招標判給之資產及勞務卷宗 | X | ||||||
| 直接判給之資產及勞務卷宗 | X | ||||||
| 取得資產、日常消耗品及維修卷宗 | X | ||||||
| 有關人事管理之卷宗，如個人檔案、任用卷宗、服務時間計算卷宗，退休卷宗、紀律卷宗 | X | ||||||
| 人員入職及晉升之開考卷宗 | X | ||||||
| 不編入檔案之建議、簡報及意見 | X | ||||||
| 預算提案 | X | ||||||
註釋：DI-微型攝製後立即銷毀
CP-永久保存
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